De Gleducar, http://www.gleducar.org.ar

Introducción

Este documento tiene por objetivo final orientar a los integrantes del proyecto Gleducar (y seguramente servirá para otros proyectos colaborativos) para la correcta realización de reuniones de trabajo. Ya sean estas virtuales o presenciales. Tenemos, entonces, en este punto las dos primeras bifurcaciones a tenerse en cuenta.

Hay varios tipos de reuniones, unas son informativas y otras de deliberativas. En las primeras, algunos exponen magistralmente alguna información y los demás la escucharán. En las otras, se requiere la intervención de todos los asistentes.

La eficiencia de cada reunión de trabajo (como se hace), lleva a la eficacia de la misma (que se logra con ella). Por esa razón es que el formato comunicacional de estas es tan importante para el proyecto.

Objetivos genéricos de una reunión

Salvo excepciones aclaradas, sirven para reuniones presenciales y virtuales.

Tratar la totalidad de los temas pactados

Sabemos que una reunión ha estado mal organizada cuando al terminar ésta, algunos o todos los participantes se quedan con temas sin resolver (que esperaban resolver antes de comenzar la misma).

La primera regla de oro será:

Consensuar la lista de temas, entre los participantes, antes de comenzar la reunión.

Seguramente lo más adecuado sería que esta lista se cierre con anticipación a la reunión. Tal vez, solo con un día de anticipación alcance, tal vez se necesite más tiempo, el mismo grupo debe consensuar la anticipación en base a su experiencia. Se debe evitar por todos los medios hacer la lista en la misma reunión.

Por otro lado, cabe destacar que hay dos tipos de temas a tratar en las reuniones:

Los informes

No generan mayor inconveniente ya que el que informa prepara previamente su explicación y, a partir de allí, surgirán opiniones y/o preguntas de los otros participantes.

Los temas por resolver

Estos se deben formular como preguntas, para que el resto de los participantes puedan preparar sus respuestas. De esta forma se pierde mucho menos tiempo de escritura (si es por chat) o de exposición (si es presencial).

Lograr el mayor nivel de concentración en los mismos.

La concentración es el resultado de una alineación subjetiva de intereses de la persona, hacia uno o varios objetivos dados.

Por ejemplo, cuando nos concentramos al estudiar para un examen, estamos alineando todas nuestros intereses para satisfacer el objetivo de aprobar el mismo.

Nos distraemos cuando esos intereses se desalinean, perdemos la orientación hacia el objetivo y nos enfocamos en otra cosa que no nos ayuda a conseguir nuestro objetivo final.

Una de las razones por las que hacemos esto (sin quererlo, claro está), es porque no consideramos importante el objetivo, frente a otros que sí nos lo parece.

De esto se desprenden dos reglas de oro:

Nunca dejar de proponer un tema que le parezca importante.

y...

Nunca prejuzgar la importancia de un tema que presenta otro.

Pero acá no acaba la historia. Otra razón importantísima por la que se suele perder la concentración, es el cansancio.

Cuando no nos pudimos preparar mentalmente para la reunión, por la razón que sea... llega el cansancio.

Cuando la extensión de la reunión es más de lo que uno previó... llega el cansancio.

Cuando la extensión de la reunión es correcta para los otros pero demasiada para mí... llega el cansancio.

Como ven, son muchas las razones por las que puedo cansarme. Regla de oro para evitarlo:

Siempre consensuar la duración, fecha y hora de comienzo de la reunión
en forma suficientemente anticipada para todos.

El tiempo de anticipación lo deberá decidir el grupo en base a las experiencias del mismo. Pero algo lógico que pensar es el tiempo máximo que tardan los participantes en enterarse de los acontecimientos, más un día.

Osea, si la comunicación es a través de una lista de correo y previamente acordaron todos leer el correo cada 48 hs como máximo, entonces se deberá decidir con, por lo menos, 72 hs de anticipación para que todos estén enterados a tiempo.

Arribar a decisiones claras y concretas para cada tema

Algunos temas se tratan sin demasiado conocimiento o sin entenderse del todo. Es importantísimo que nunca nos quedemos con la sensación de no entender el tema, para ello:

Si no entiende un tema, pida que lo re-expliquen...
Si tampoco así lo entiende, pida tiempo para pensarlo.

Recién cuando entendemos un tema totalmente, podemos decidir correctamente. Eso no significa que debamos volvernos expertos en cada cosa que tratemos, pero sí que debemos aprender hasta un punto mínimo que nos permita comprenderlo.

Cuando tomemos decisiones, asegurarse de que haya consenso en la misma y:

Asignar un responsable para cada solución.

Algunas veces, puede ser que más de una persona se encargue de la solución, pero lo mejor (aunque no imprescindible) es que uno solo sea el máximo responsable.

Asegurar la presencia de los convocados

Es muy molesto para los que son puntuales, que otros lleguen tarde a la reunión. Y es muy difícil para los que llegan tarde, entender los temas que ya están hablando los que estaban desde antes.

Esto significa que la puntualidad será un factor muy importante de respeto y eficiencia que deberemos siempre cuidar. Para ello:

Asegurarse la confirmación de cada participante sobre la fecha, hora y duración de la reunión.

Siempre pensando que la lista de correo será la forma de comunicación primaria, un correo que diga "Confirmo: día dd/mm a las hh Hs. reunión en xxxxxxxxx", de cada uno de los participantes, será suficiente para asegurarnos la presencia en la reunión.

Roles y objetos en la reunión

Coordinador

Tienen que ser quien lea los temas a tratar de la lista y defina los tiempos disponibles para cada uno de los temas.

No es el que manda. Solo es quien dirige la reunión para que no se salga de su cauce.

Lista de temas

Esta lista tiene lo que podríamos llamar "la órden del día". Se debe especificar un título del tema, un copete y quien lo presenta al grupo. También puede tener las posibles decisiones a tomar al respecto.

La importancia de esta lista, radica en que conlleva una preparación previa a la reunión que hace que quien lo presenta deba documentarse correctamente y los que van a decidir sobre el tema, puedan tener una introducción previa en el mismo.

Lugar/Medio de la reunión

Si la reunión es presencial, se debe especificar en un lugar claro de la lista de temas:

Dirección completa

Telefonos para que si alguien se pierde pueda pedir ayuda

Día

Hora

Lista de Convocados