ManOpenOfficeorgCalc
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Contenido |
Intoducción
Las hojas de cálculo se pueden considerar un componente
indispensable en la administración y gestión de las
empresas, ya que permiten realizar cálculos complejos en un
corto espacio de tiempo, con la ventaja de que si al realizarlos el
usuario teclea erróneamente una cantidad, sólo
tendrá que volver a introducirla y los cálculos se
volverán a realizar automáticamente mostrando los nuevos
resultados.
Calc, al igual que otras aplicaciones de hojas de cálculo, es
una herramienta muy potente, pero de nada sirve toda esta fuerza si el
usuario no aprende el uso óptimo de todas las funciones que
incorpora, pudiendo con ello combinarlas para conseguir funciones
aún más potentes.
Es necesario que el usuario no sólo conozca el entorno con el
que trabaja y las herramientas de que dispone, sino también
cómo guardar el trabajo que va realizando diariamente,
así como otras operaciones básicas relacionadas con la
gestión de los archivos.
Debe aprender a moverse por la hoja de cálculo y a seleccionar
celdas, filas y columnas, y en caso de que lo necesite, a consultar las
opciones de Ayuda de que dispone.
Objetivos
Al finalizar este módulo, el alumno tendrá conocimientos sobre:
- Los elementos básicos que componen una hoja de cálculo.
- La gestión de archivos de hoja de cálculo.
- Los elementos que configuran el entorno de trabajo.
- Desplazarse por una hoja de cálculo seleccionando filas, columnas o celdas independientes.
- Manejar las distintas opciones de Ayuda para resolver dudas.
Conceptos Básicos
El documento básico de Calc es el libro de trabajo, el cual es almacenado en un archivo con extensión .sxc. Cada libro consta de tres hojas de trabajo predefinidas.
A su vez, cada hoja está dividida en 256 columnas y 32.000 filas, y está identificada por un nombre único situado en la parte inferior izquierda de la pantalla: Hoja 1, Hoja 2, Hoja 3, etc. Éstos son los nombres predefinidos que Calc asigna a sus hojas. El usuario puede usarlos o cambiarlos, asignándole a cada hoja un nombre que considere más adecuado en función de su contenido.
La intersección entre una fila y una columna se denomina "celda", la cual es la sección más pequeña de una hoja de cálculo. Cada celda puede contener *rótulos*, *valores* o *fórmulas* y son identificadas
por direcciones únicas como: A1, B12, AB22, etc...
Los rótulos son los
encabezados de texto o títulos que
describen lo que representan los números en su trabajo, mientras
que los valores son los
números que desea utilizar para realizar los
cálculos (si un número está precedido o seguido
por uno o varios carácteres no numéricos, deja de ser
valor y pasa a ser rótulo), y las *fórmulas* ejecutan esos
cálculos,
manipulando los valores para producir un resultado (las funciones
incorporadas de Calc son fórmulas también).
Cada hoja de cálculo está compuesta por 8,1 millones de
celdas, por lo que el límite viene definido más por la
memoria de la computadora que por el tamaño de la hoja o del
libro
de trabajo.
Dentro de una hoja de cálculo, se denomina *celda activa* aquella
celda en la que está situado el cursor y puede diferenciarse de
las demás por un borde resaltado a su alrededor.
Un rango es un conjunto de
celdas que se utilizan para realizar una
determinada función. A un rango se le puede asignar un nombre y
utilizarlo como referencia para dirigirse a ese conjunto de celdas.
Las fórmulas son secuencias formadas por valores, constantes,
referencias a otras celdas, nombres, funciones u operadores. Se
utilizan para realizar desde simples sumas a cálculos mucho
más complejos haciendo referencias a celdas que a su vez pueden
contener otras fórmulas.
Crear y guardar documentos
Calc, al igual que otras aplicaciones de su categoría, es una
potente herramienta que le permite realizar cálculos complejos
rápidamente mediante la creación de fórmulas
adaptadas a las necesidades de cada momento.
La gestión de archivos es un paso fundamental que el usuario
debe dominar con el fin de evitar perder información.
El proceso de creación de documentos de Calc es muy sencillo:
- Abra el programa. Esto ya generará una hoja de cálculo nueva.
- Si quiere generar otra nueva, solo tiene que hacer clic en el menú Archivo - Nuevo - Hoja de cálculo.
Una vez creada solo tiene que ir introduciendo los rótulos,
valores y fórmulas que formarán parte de las diferentes
hojas que componen el libro. Cuando pulse Enter, el selector de celda
pasará a la celda que está justo debajo de la actual.
Para no perder la información debe guardar el libro de trabajo
seleccionando el menú Archivo
y haciendo clic en la opción Guardar,
se abrirá el cuadro de diálogo Guardar como.
Hay que prestar "especial atención" al lugar dónde se
guarda el archivo. Ya que de eso
depende que más adelante lo podamos encontrar.
En el caso de *Windows*,
debería ser en el directorio *Mis
Documentos* y en el caso de *Linux*,
en el directorio *Documents* de
nuestro usuario.
También, este diálogo, le permite crear nuevos
directorios para guardar sus documentos o moverse por los que ya
existen.
Al guardar un documento, Calc le ofrece la opción de proteger
el documento con una contraseña o "password". Cada vez que
intente abrir el documento, Calc le pedirá que teclee la
contraseña correctamente antes de permitirle el acceso.
La pantalla inicial
Al abrir por primera vez Calc, podrá comprobar que la ventana
inicial es similar a otras aplicaciones de hoja de cálculo.
Dicha pantalla está compuesta por los elementos que a
continuación se describen brevemente:
- *Área de trabajo*: representa una cuadrícula formada por filas y columnas, cada una de ellas identificadas por un nombre único. La unión de dichas filas y columnas forman las celdas.
- *Barra de Menús*: en ellos están disponibles todos los comandos de la hoja de cálculo Calc. Éstos menús dan acceso a diferentes cuadros de diálogos.
- *Barras de Herramientas*:
- *Barra de Funciones*: en esta barra podrá encontrar botones como Nuevo, Abrir, Guardar documento, etc.
- *Barra de Objetos*: en esta barra se encuentran las opciones: Estilo, Fuente, Tamaño, Negrita, etc.
- *Barra de Fórmulas*:
en esta barra podrá teclear las diferentes fórmulas y
funciones. Es el rectángulo blanco situado entre la barra de
objetos y las celdas.
- *Barra de Herramientas*: normalmente situada en el margen izquierdo de la pantalla, cuenta con opciones tales como: Insertar tabla, Insertar campos, Insertar Objetos, Autofiltro, etc.
- *Barra de Estado*: se sitúa en la parte inferior de la ventana de la hoja de cálculo, en ella se indica el número de la hoja en la que se encuentra, así como otra información adicional que podría resultarle de utilidad.
- *Cuadro de diálogo
Estilos (estilista)*: muestra una lista de estilos predefinidos
tanto para las celdas como para la página. Este cuadro puede ser
activado y desactivado según nuestra conveniencia desde la barra
de funciones.
Los menús de Calc se pueden abrir simplemente haciendo clic con
el botón principal del ratón en ellos o pulsando una
combinación de teclas determinada.
Al seleccionar una opción del menú se activa el comando
correspondiente.
Cuando aparece una combinación de teclado junto a una
opción del menú indica que el comando se puede activar
con dicha combinación de teclas sin necesidad de abrir el
menú.
Al seleccionar una opción que va seguida de puntos suspensivos
se abre un cuadro de diálogo con opciones adicionales.
Debajo de la Barra de Menús se encuentran las Barras de
Herramientas mencionadas anteriormente, que tienen botones que ejecutan
comandos de forma inmediata. Dichos comandos también pueden ser
activados desde la Barra de Menús.
Si no conoce la función de algún botón, solo tiene
que situar el puntero del ratón encima de él durante unos
segundos y una información en pantalla o sugerencia le
indicará su utilidad.
Consejos prácticos
- Pulse Alt + la letra subrayada del nombre de un menú para abrirlo.
- Pulse la letra subrayada de la opción de un menú, en un menú abierto, para ejecutar el comando.
Con Calc es posible desplazarse por una hoja de cálculo
utilizando tanto el ratón como el teclado de forma sencilla.
Al hacer clic con el ratón en una celda de la hoja, está
se selecciona y el selector de celda se desplaza hasta la
posición que se ha indicado con el ratón.
Aunque utilizar el ratón es una forma muy cómoda de
desplazarse por una hoja de cálculo, gracias a las barras de
desplazamiento vertical y horizontal de que disponen cada una de las
hojas del libro, si su trabajo requiere el uso constante del teclado,
es probable que prefiera utilizar combinaciones de teclas para situarse
en un área específica.
Para ello dispone de las siguientes teclas y combinaciones:
- *Inicio*: Sitúa el cursor, dentro de la fila actual, en la primera columna A.
- *Fin*: Sitúa el cursor al final de la fila actual, en la última columna del área con datos.
- *Ctrl + Inicio*: Sitúa el cursor al principio de la hoja de cálculo, es decir, en la celda A1.
- *Ctrl + Fin*: Sitúa el cursor al final del área de la tabla en la que se hayan insertado datos.
- *Av. Pág.*: Desplaza el cursor una página de la pantalla hacia abajo.
- *Re. Pág.*: Desplaza el cursor una página de la pantalla hacia arriba.
- *Alt + Av. Pág.*: Desplaza el cursor una página de la pantalla hacia la derecha.
- *Alt + Re. Pág.*: Desplaza el cursor una página de la pantalla hacia la izquierda.
- *Ctrl + Av. Pág.*: Salta a la hoja de cálculo anterior.
- *Ctrl + Re. Pág.*: Salta a la hoja de cálculo siguiente.
- Flecha izquierda: Sitúa el cursor una celda más a la izquierda.
- *Flecha derecha*: Sitúa el cursor una celda más a la derecha.
- *Flecha arriba*: Sitúa el cursor una celda más arriba.
- *Flecha abajo*: Sitúa el cursor una celda más abajo.
- *Ctrl + Flecha derecha*: Sitúa el cursor en la última columna de la hoja (IV).
- *Ctrl + Flecha abajo*: Sitúa el cursor en la última fila de la hoja (32000).
- *Ctrl + Flecha izquierda*: Sitúa el cursor en la primera columna de la hoja (A).
- *Ctrl + Flecha arriba*: Sitúa el cursor en la primera fila de la hoja (1).
Es posible que mientras trabaja con Calc necesite seleccionar una o
varias celdas sobre las que está trabajando, para copiarlas,
moverlas o aplicarles algún formato específico.
Al igual que para moverse por las celdas, para seleccionarlas puede
usar tanto el ratón como el teclado.
Si decide usar el ratón, sólo tiene que hacer clic en la
primera celda que quiere seleccionar y arrastrar hasta la
última. Al soltar el botón del ratón las celdas
quedarán marcadas y podrá aplicar el comando necesario.
Otra forma de selección con el ratón es la *Selección no adyacente*. Este
tipo de selección permite marcar celdas de forma alterna o
salteada, es decir, celdas que se encuentran situadas en diferentes
zonas de la hoja de cálculo. Debe *mantener pulsada la tecla Ctrl* y con
el ratón hacer clic y arrastrar sobre las diferentes celdas que
quiere seleccionar.
Una vez conocidas todas las posibilidades que Calc, al igual que otras
aplicaciones de OpenOffice, le ofrece para moverse por la hoja y
seleccionar celdas, es usted quien decide cual de ellas se adapta mejor
a su necesidades.
Ayuda en Calc
La opción Ayuda de Calc ofrece diversas características
que pueden dar respuesta a cualquier tipo de duda.
El tipo de ayuda más básica es la *información en pantalla* o
sugerencias, es una opción sensible al contexto disponible para
la pantalla. Solo tiene que situar el puntero del ratón sobre
algún botón en una barra de herramientas o cuadro de
diálogo durante unos segundos y una información
aparecerá indicándole mediante una o dos palabras la
función del botón. Esta opción se puede activar
desde el menú Ayuda haciendo clic en la opción *Ayuda emergente*.
Dicho menú también dispone de la opción *Ayuda activa*, que al igual que la
opción anterior, le ofrece una información por pantalla
al situar el puntero del ratón encima de algún
botón, pero en este caso aparece una breve descripción de
la funcionalidad de dicho botón.
Si pulsa la combinación de teclas *Mayúsculas + F1* un
pequeño símbolo de interrogación aparecerá
junto al puntero del ratón y al situarlo encima de cualquier
botón aparecerá una breve descripción de la
función de dicho botón. Al hacer clic en cualquier barra
o en el área de trabajo la interrogación desaparece. Esta
combinación de teclas tiene el mismo cometido que la
opción Ayuda activa del menú Ayuda.
Calc dispone de un Ayudante que se mostrará en determinadas
circunstancias, para ofrecerle ayuda sobre la situación actual.
Al hacer clic sobre él se abrirá la ventana de ayuda
mostrando los temas relacionados.
Quizás esta ayuda resulte insuficiente, por ello Calc dispone de
una ayuda mucho más completa, a la que puede acceder
seleccionando la opción *Contenido*
del menú *Ayuda*.
Esta opción le da acceso al cuadro de diálogo Ayuda de
OpenOffice Calc, que ofrece 4 alternativas para buscar
información:
- La sección *Contenido* incluye temas organizados por categorías que pueden abrirse y ofrecer más opciones dentro de cada categoría.
- La sección *Índice* le ofrece la posibilidad de introducir o seleccionar una palabra clave para buscar aquellos temas que estén relacionados.
- La sección *Buscar* le permite introducir los términos de búsqueda.
- La sección *Marcadores* incluye todas las páginas de Ayuda que haya ido marcando mediante el botón Añadir a Marcadores de la Barra de Herramientas de Ayuda, para poder consultarlas directamente cuando las necesite sin tener que buscarlas de nuevo.
Consejos prácticos
- Pulse *F1* para abrir la Ayuda.
- Pulse *Mayúsculas + F1* para activar la información en pantalla.
Resumen
El archivo básico de Calc es el libro de trabajo, que por
defecto, contiene 3 hojas de cálculo cada una de ellas
conformadas por 256 columnas y 32.000 filas.
La conjunción de dichas columnas y filas, es lo que se denonima
celda, que es el elemento más pequeño de una hoja de
cálculo. En ellas es donde se irán introducciendo texto,
valores y fórmulas.
Al igual que con otras aplicaciones, en Calc, también es
imprescindible tener un conocimiento avanzado de la gestión de
archivos porque esto evitará que el usuario pierda el trabajo
realizado.
El entorno de trabajo de OpenOffice Calc es similar al de otras
aplicaciones de su categoría, siendo un entorno intuitivo y de
fácil uso que permitirá al usuario familiarizarse
rápidamente con el trabajo con hojas de cálculo.
Calc incluye múltiples funciones para navegar por la hoja de
cálculo sin necesidad de utilizar el ratón. Asimismo las
posibilidades de selección son también variadas,
permitiendo seleccionar celdas individuales, filas o columnas
completas, incluso toda la hoja de cálculo.
<right>Roman Gelbort - 2004
</right>
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<td style="background-color: rgb(235, 235, 235);">
Agradecimientos
A los autores de la obra original de la que derivó el presente
trabajo:
La empresa Astivia y su plataforma de e-Learning "123 aprende, Miguel
Martín, María Jimenez, Alfredo Romeo y Juantomas
García.
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Licencia Creative Commons
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ánimo de lucro siempre que se haga constar en la obra
resultante de la modificación el nombre de la obra originaria
y el autor de la obra originaria. La obra resultante también
será libremente reproducida, distribuida, comunicada al
público y transformada en término similares a los
expresados en esta licencia.
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calc6.png ==Agradecimientos==
